// toepassing · AI-integraties
E-mail naar systeem
Veel werk begint met een mail die iemand overneemt in een systeem. Dat kan automatisch.
in het kort
- 1Mail komt binnen
- 2AI leest de inhoud
- 3Haalt de gegevens eruit
- 4Maakt een ticket of taak
// nu en straks
Van knelpunt naar werkende oplossing
nu
Waar je tegenaan loopt
Aanvragen en meldingen komen per mail binnen en worden handmatig in een systeem gezet. Dat kost tijd en er gaat weleens iets mis.
Soms blijft een mail te lang in de inbox hangen en wordt hij vergeten. Zo glipt er af en toe een aanvraag doorheen.
straks
Hoe wij het oplossen
We koppelen AI die inkomende mails leest, de relevante gegevens eruit haalt en ze in het juiste systeem zet, als CRM-record, ticket of taak.
De oorspronkelijke mail blijft vindbaar, met een link naar het systeem. Zo blijft je inbox leeg en belandt elke aanvraag meteen op de juiste plek.
Elke aanvraag twee keer aanraken
Bij veel bedrijven begint het werk met een mail: een serviceverzoek, een aanvraag, een storing. Iemand leest hem, opent het systeem en typt de gegevens over in een ticket of record. Bij vijftig van die mails per week is dat al snel enkele uren, puur aan overtypen van informatie die al digitaal binnenkwam.
En het gaat weleens mis. Een mail die te lang in de inbox blijft hangen wordt vergeten, of iemand denkt dat een collega hem al opgepakt heeft. Met een koppeling wordt elke binnenkomende mail automatisch een record in het juiste systeem, waardoor niets meer tussen wal en schip valt en je in het systeem ziet wat de status is.
Welke mails wel, welke niet, en waar ze landen
We stellen in welke mailboxen worden gelezen en welke berichten in aanmerking komen. Nieuwsbrieven, interne mail en spam laten we links liggen; alleen de echte aanvragen en meldingen worden verwerkt. AI haalt de relevante gegevens eruit, ook als de klant het in eigen woorden opschrijft in plaats van via een formulier.
De gegevens landen in het systeem dat je gebruikt: een ticketsysteem als Zendesk of Freshdesk, een CRM als HubSpot of Salesforce, of een projecttool. De oorspronkelijke mail blijft vindbaar en gekoppeld aan het record, zodat je altijd terug kunt naar wat de klant precies schreef.
// zo werkt het
Zo werkt het
Mail binnen
Een aanvraag of melding komt per mail binnen.
Uitlezen
AI leest de inhoud en haalt de relevante gegevens eruit.
Vastleggen
De gegevens worden een record, ticket of taak in het juiste systeem.
// wat het oplevert
Wat het je oplevert
in de praktijk
Voorbeeld: bij 50 mails per week verdwijnt het overtypen naar het ticketsysteem volledig, en is in het systeem direct zichtbaar wat de status van elke aanvraag is.
// veelgestelde vragen
Vragen die vaak terugkomen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, met een eerlijk antwoord. Ook als dat antwoord soms is dat het bij jou misschien niet loont.
Een koppeling van mailbox naar systeem zit doorgaans tussen de €1.400 en €4.000, afhankelijk van het aantal mailboxen en doelsystemen. Na een intake krijg je een vaste prijs.
Naar je ticketsysteem (Zendesk, Freshdesk), je CRM (HubSpot, Salesforce), een projecttool of maatwerk: alles met een API.
Nee, alleen de berichten die je aanwijst. Nieuwsbrieven, interne mail en spam laten we links liggen; alleen echte aanvragen en meldingen worden omgezet.
Ja. De mail blijft vindbaar en gekoppeld aan het record, zodat je altijd terug kunt naar wat de klant precies schreef.
Twee tot drie weken. De koppeling met de mailbox is snel gelegd; bepalen welke mails wel en niet verwerkt moeten worden vraagt een paar rondes met echte voorbeelden.
Die blijven gewoon in de postbus staan zodat iemand ze oppakt. Alleen wat het systeem met zekerheid herkent, wordt automatisch verwerkt.
Ja. Pdf's en foto's worden uitgelezen en aan hetzelfde record gekoppeld, zodat een pakbon of order niet los van de mail komt te staan.
Ja, als je dat wilt. Een korte bevestiging dat de mail is ontvangen en verwerkt voorkomt de nabellers die willen weten of het is aangekomen.
// meer toepassingen
Meer binnen AI-integraties
Documentherkenning
Gegevens overtypen van papier of PDF is monnikenwerk. AI leest ze voor je uit.
Lees meer →Data synchroniseren
Als elk systeem net andere gegevens heeft, klopt niets meer. Wij houden ze automatisch gelijk.
Lees meer →Rapportagekoppeling
Rapporteren uit losse systemen kost elke keer tijd. Een koppeling brengt alles samen.
Lees meer →// verder lezen
Uit onze blog
Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan doen?
Plan een vrijblijvend gesprek. Binnen een half uur weet je of en waar AI zich bij jou terugverdient.
Plan een gesprek