// toepassing · AI-integraties
Documentherkenning
Gegevens overtypen van papier of PDF is monnikenwerk. AI leest ze voor je uit.
in het kort
- 1Factuur of formulier binnen
- 2De vorm wordt herkend
- 3Juiste velden uitgelezen
- 4Klaar voor je systeem
// nu en straks
Van knelpunt naar werkende oplossing
nu
Waar je tegenaan loopt
Facturen en formulieren komen in allerlei vormen. De juiste velden eruit halen gebeurt met de hand en kost tijd.
Bij grote hoeveelheden is het monotoon werk dat fouten uitlokt. En scans of foto's maken het handmatig uitlezen nog lastiger.
straks
Hoe wij het oplossen
We koppelen documentherkenning die de juiste velden uit facturen en formulieren haalt, ongeacht de vorm, en klaarzet voor je systeem. Onzekere gevallen worden gemarkeerd.
Ook scans en foto's leest de AI uit, binnen redelijke grenzen van kwaliteit. Zo houd je snelheid én betrouwbaarheid, ook bij grote hoeveelheden.
Twaalf velden per document, met de hand
Neem een inkoopfactuur: factuurnummer, datum, leverancier, btw-nummer, bedragen per regel, totaal, btw en betaaltermijn. Al snel een stuk of twaalf velden die iemand overtypt. Doe dat een paar honderd keer per maand en je begrijpt waarom dit het werk is dat als eerste automatisering verdient.
Het probleem is dat elke leverancier zijn eigen opmaak heeft. Een klassiek sjabloon-systeem loopt daarop stuk, want je zou per leverancier een sjabloon moeten instellen. AI leest het document zoals een mens dat doet: op basis van wat er staat, niet op basis van waar het staat. Daarom werkt het ook bij een leverancier die je voor het eerst ziet.
Scans, zekerheid en de menselijke controle
Ook scans en foto's kunnen mee, al is de betrouwbaarheid daar afhankelijk van de kwaliteit: een rechte scan van 300 dpi levert betere resultaten dan een schuine telefoonfoto. Waar de herkenning onzeker is, markeert het systeem dat expliciet in plaats van een gok als feit te presenteren.
De uitgelezen gegevens zetten we klaar voor je systeem, bijvoorbeeld Exact Online, AFAS of een DMS. Voor de eerste periode adviseren we alles te laten controleren, zodat je ziet hoe betrouwbaar de herkenning in jouw praktijk is. Daarna kun je de zekere gevallen automatisch laten doorlopen en alleen de twijfelgevallen zelf bekijken.
// zo werkt het
Zo werkt het
Document ontvangen
Een factuur of formulier komt binnen, in welk formaat dan ook.
Herkennen
AI herkent de vorm en leest de juiste velden uit.
Klaarzetten
De uitgelezen gegevens staan klaar voor je systeem, onzekere gevallen gemarkeerd.
// wat het oplevert
Wat het je oplevert
in de praktijk
Voorbeeld: zo'n 12 velden per factuur worden automatisch uitgelezen, ook bij een leverancier met een opmaak die je voor het eerst ziet.
// veelgestelde vragen
Vragen die vaak terugkomen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, met een eerlijk antwoord. Ook als dat antwoord soms is dat het bij jou misschien niet loont.
Een koppeling met documentherkenning zit doorgaans tussen de €1.400 en €4.000, afhankelijk van het aantal documenttypen en doelsystemen. Na een intake krijg je een vaste prijs.
Ja, al hangt de betrouwbaarheid af van de kwaliteit. Een rechte scan van 300 dpi geeft betere resultaten dan een schuine telefoonfoto.
Nee. AI leest op basis van wat er staat, niet waar het staat, dus het werkt ook bij een opmaak die je voor het eerst ziet.
Hoog, en waar de zekerheid laag is markeert het systeem dat expliciet. We adviseren de eerste periode alles te controleren, zodat je ziet hoe het in jouw praktijk uitpakt.
Twee tot drie weken voor één documentsoort. Wil je meerdere soorten herkennen, reken dan op een week extra per type.
Bij twijfel wordt het document voorgelegd in plaats van doorgezet. Elk uitgelezen veld is bovendien te herleiden naar de plek in het document, dus controleren kost seconden.
Beperkt. Gedrukte tekst gaat uitstekend, blokletters redelijk, doorlopend handschrift is onbetrouwbaar. Bij dat laatste raden we het gewoon af in plaats van je een percentage te beloven.
In de praktijk wordt het merendeel zonder tussenkomst verwerkt en blijft er een restje twijfelgevallen over. Reken niet op honderd procent: het doel is dat je mensen alleen nog naar de uitzonderingen kijken.
// meer toepassingen
Meer binnen AI-integraties
Data synchroniseren
Als elk systeem net andere gegevens heeft, klopt niets meer. Wij houden ze automatisch gelijk.
Lees meer →Rapportagekoppeling
Rapporteren uit losse systemen kost elke keer tijd. Een koppeling brengt alles samen.
Lees meer →Vertaling in je workflow
Werk je met klanten of leveranciers in andere talen? Laat vertaling automatisch in je proces meelopen.
Lees meer →// verder lezen
Uit onze blog
Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan doen?
Plan een vrijblijvend gesprek. Binnen een half uur weet je of en waar AI zich bij jou terugverdient.
Plan een gesprek