// toepassing · AI-agents
Offertes automatisch opstellen
Offertes maken kost tijd en de kwaliteit hangt af van wie het doet. Een AI-agent bereidt het concept voor op basis van de aanvraag en jouw prijzen, zodat je alleen nog controleert en verstuurt.
offertes maken
sleep ⇆// nu en straks
Van knelpunt naar werkende oplossing
nu
Waar je tegenaan loopt
Een offerte opstellen betekent gegevens uit de aanvraag halen, klantinfo opzoeken, prijzen erbij zoeken en alles netjes in een document zetten. Dat kost snel uren en blijft foutgevoelig.
Bovendien hangt de kwaliteit af van wie de offerte maakt, waardoor prijzen en voorwaarden per medewerker verschillen. Een trage of slordige offerte kan je zomaar een opdracht kosten.
straks
Hoe wij het oplossen
De agent leest de aanvraag, haalt klantgegevens uit je CRM en prijzen uit je prijslijst en zet een concept-offerte in jouw huisstijl klaar. Jij controleert, past aan waar nodig en verstuurt. De agent werkt binnen jouw kaders, dus geen wildgroei in kortingen of voorwaarden.
Doordat alles binnen jouw regels gebeurt, is elke offerte consistent en direct verstuurbaar. Je team wint tijd en de klant krijgt sneller antwoord.
Wat het scheelt bij pakweg 25 offertes per week
Denk aan een installatiebedrijf dat wekelijks zo'n 25 offertes uitbrengt. Aanvraag lezen, klantgegevens opzoeken, prijzen erbij zoeken en alles in het sjabloon zetten kost gemiddeld drie kwartier per offerte. Dat is bijna twintig uur per week, verdeeld over een paar mensen die dit erbij doen.
Wanneer een agent het concept voorbereidt, blijft er per offerte vooral controlewerk over: klopt de scope, klopt de korting, kan hij weg. Minstens zo belangrijk als de uren is de doorlooptijd. Waar een aanvraag nu soms twee dagen blijft liggen tot iemand tijd heeft, gaat het concept dezelfde dag de deur uit. Bij offertes wint vaak wie het eerst reageert.
Waar het op leunt: je prijslijst, CRM en sjabloon
Deze toepassing valt of staat bij drie dingen die je waarschijnlijk al hebt. Een prijslijst waar de agent uit put, of dat nu een Excel-bestand is of een artikelbestand in je ERP. Klantgegevens uit je CRM, bijvoorbeeld HubSpot, Salesforce, Pipedrive of een pakket als Exact of AFAS. En je eigen offertesjabloon in Word of PDF, zodat de uitkomst er precies zo uitziet als je gewend bent.
Daarnaast leggen we je kortingsregels vast: welke marges vrij zijn, wat een vaste staffel is en wanneer iemand moet meekijken. Zo voorkom je wildgroei in kortingen en voorwaarden, iets wat bij handmatig werk juist vaak sluipenderwijs gebeurt. Voor bedrijven met veel varianten combineren we dit soms met een configuratietool, zodat de klant zelf samenstelt en de agent de offerte afmaakt.
// zo werkt het
Zo werkt het
Aanvraag inlezen
De agent leest de aanvraag en haalt eruit wat nodig is: product, aantallen en wensen.
Gegevens en prijzen ophalen
Klantgegevens komen uit je CRM, prijzen uit je prijslijst, binnen jouw kortingsregels.
Concept klaarzetten
Er rolt een concept-offerte in jouw huisstijl uit, die jij controleert en verstuurt.
// wat het oplevert
Wat het je oplevert
in de praktijk
Voorbeeld: bij 25 offertes per week zakt het opstellen van ongeveer 45 minuten naar enkele minuten controle, en gaat het concept dezelfde dag de deur uit in plaats van na twee dagen.
// veelgestelde vragen
Vragen die vaak terugkomen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, met een eerlijk antwoord. Ook als dat antwoord soms is dat het bij jou misschien niet loont.
Een agent voor één afgebakend proces zoals offertes zit doorgaans tussen de €750 en €2.000, afhankelijk van de koppelingen met je CRM en prijslijst. Na een intake krijg je een vaste prijs.
Ja. De agent werkt binnen jouw prijslijst en kortingsregels: welke marges vrij zijn, wat een vaste staffel is en wanneer iemand moet meekijken. Zo ontstaat er geen wildgroei in kortingen of voorwaarden.
Zeker. We sluiten aan op je bestaande offertesjabloon in Word of PDF en op je huisstijl, zodat de uitkomst eruitziet zoals je gewend bent.
We koppelen aan gangbare systemen als HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Exact of AFAS. Staat je prijslijst in Excel, dan kan dat ook prima als bron.
Reken op drie tot vier weken. Het meeste werk zit in het vastleggen van je prijsregels: staffels, kortingen en de uitzonderingen die nu in iemands hoofd zitten. Zodra die op papier staan, is de bouw zo gebeurd.
Dan maakt de agent geen offerte, maar zet hij op een rij wat er ontbreekt. Je krijgt een conceptmail met de vragen die je zou moeten stellen. Gokken op wat de klant bedoelt levert alleen maar herstelwerk op.
Alleen als jij dat instelt. Standaard komt hij als concept bij de verantwoordelijke te staan. De meeste bedrijven houden dat zo: de snelheidswinst zit in het opstellen, niet in het overslaan van de controle.
Ja. We meten de doorlooptijd van aanvraag tot verstuurde offerte, voor en na. In een voorbeeldopzet zakt die van enkele uren naar minuten, waarbij de winst vooral zit in het niet meer opzoeken van prijzen en voorwaarden.
// meer toepassingen
Meer binnen AI-agents
Documenten automatisch controleren
Documenten nakijken is precies werk dat veel tijd kost en waar fouten insluipen. Een AI-agent controleert ze consequent op volledigheid en afwijkingen.
Lees meer →Rapportages automatisch samenstellen
Maandrapportages knippen en plakken uit meerdere systemen kost elke maand opnieuw tijd. Een AI-agent stelt het concept vanzelf samen.
Lees meer →Facturen automatisch verwerken
Inkomende facturen verwerken is repetitief en foutgevoelig. Een AI-agent leest ze uit en zet ze klaar voor akkoord.
Lees meer →// verder lezen
Uit onze blog
Wat kost een AI-agent laten bouwen?
Eerlijke bandbreedtes voor een AI-agent: wat zit er in de prijs, wat maakt het duurder, wat kost het per maand en wanneer verdient het zich terug.
Lees artikel →AI-agent of Power Automate: wat is het verschil?
Wanneer volstaat een Power Automate-flow en wanneer heb je een AI-agent nodig? Het verschil, een keuzehulp en waarom het vaak allebei is.
Lees artikel →Wat is agentic AI? Uitleg voor MKB'ers zonder buzzwords
Agentic AI betekent: software die zelfstandig taken afmaakt. Wat het is, wat het niet is, en waar het zich in het MKB terugverdient.
Lees artikel →// neem contact op
Zou dit bij jullie werken?
Vertel kort hoe het nu gaat. Binnen een half uur weet je of dit bij jullie iets oplost en wat het ongeveer kost. Zo niet, dan hoor je dat ook.
We reageren binnen één werkdag. Liever eerst zelf kijken? Doe de AI-kansenscan.
Gijs Meuleman
AI-ontwikkelaar
“Bel gerust met een half idee. Zo beginnen alle goede projecten.”
- KvK:
- 42135855
- BTW:
- NL869881371B01