Wat kost een AI-agent laten bouwen?

"Wat kost een AI-agent?" is een vraag waar je zelden een getal op krijgt. Meestal volgt er een wedervraag over jouw processen, en drie gesprekken later een offerte. Dat is niet onredelijk, want de spreiding is groot. Maar als ondernemer wil je eerst weten of je aan duizend, tienduizend of honderdduizend euro moet denken.

Dit artikel geeft die bandbreedtes wel, plus de maandelijkse kosten die er meestal bij vergeten worden en de rekensom waarmee je zelf kunt bepalen of het loont. Ook als de uitkomst is dat het bij jou niet loont.

Eerst: wat koop je eigenlijk

Een AI-agent is software die een taak van begin tot eind afmaakt. Niet een chatvenster waar iemand iets in typt, maar een stuk werk dat vanzelf gebeurt: elke binnenkomende mail wordt gelezen, gelabeld en bij de juiste collega gezet met een conceptantwoord erbij. Anders dan een vast script gaat een agent om met uitzonderingen en legt hij het voor aan een mens als hij twijfelt. In dit artikel staat uitgebreider wat dat verschil betekent.

Dat is belangrijk voor de prijs, want je betaalt niet voor "AI". Je betaalt voor het uitzoeken hoe jullie het nu doen, voor de koppelingen met je bestaande systemen, en voor de controlemomenten die ervoor zorgen dat er niets misgaat.

De bandbreedtes

Eén afgebakend proces: €1.400 tot €4.000

Dit is waar vrijwel iedereen begint, en waar wij het ook aanraden. Eén taak die vaak terugkomt, een herkenbaar patroon volgt en waar een fout niet meteen ramp is. Inbox-triage en het voorbereiden van offertes vallen hierin.

Wat je krijgt: een werkende agent die aan één of twee systemen hangt, met een controlestap voordat er iets naar buiten gaat. Doorlooptijd twee tot vier weken, waarvan het meeste opgaat aan het opschrijven van jullie uitzonderingen.

Aan de onderkant zit een proces met één koppeling en weinig varianten. Aan de bovenkant meerdere koppelingen, meer uitzonderingen, of een proces waar de agent zelf iets mag versturen en er dus meer bewaking omheen moet.

Meerdere processen of zwaardere koppelingen: €4.000 tot €12.000

Zodra er drie of vier systemen bij komen kijken, of de agent moet schrijven in een pakket in plaats van alleen lezen, loopt het op. Ook als je meteen twee of drie processen wilt aanpakken zit je hier.

Dat is niet altijd de slimste volgorde. Eén agent die draait en zich bewijst, levert vaak meer op dan drie halve.

Als het eigenlijk een applicatie is: €3.000 tot €25.000

Soms blijkt tijdens de intake dat je geen agent nodig hebt maar een applicatie: een eigen scherm waar mensen in werken, met gebruikers, rechten en een database eronder. Dat is een ander soort project met een andere prijs.

Wij zeggen dat liever tijdens de intake dan halverwege de bouw.

En de goedkope oplossingen?

Er zijn kant-en-klare tools die een deel van dit werk voor een paar tientjes per maand doen. Als je proces precies past bij wat zo'n tool aanbiedt, gebruik die dan. Serieus.

Maatwerk is de moeite waard als je proces net anders is dan de standaard, als de koppeling met jouw pakket niet bestaat, of als je niet wilt dat je bedrijfsdata bij een leverancier terechtkomt waar je verder niets over te zeggen hebt.

Wat de prijs omhoog duwt

Koppelingen zonder API. Alles met een fatsoenlijke API is te ontsluiten. Heeft je pakket dat niet, dan wordt het omslachtig of onverstandig, en dat zeggen we dan ook.

Uitzonderingen die nergens staan. Het uitzoeken van "hoe doen jullie dit eigenlijk" is meestal duurder dan het bouwen. Vier mensen die hetzelfde werk vier keer anders doen betekent dat er eerst een afspraak gemaakt moet worden. Dat is geen technisch probleem.

Meer controlemomenten. Elke stap waar een mens iets moet goedkeuren is een scherm, een melding en een route terug. Terecht bij alles wat de deur uit gaat, maar het kost wel wat.

Volume en snelheid. Honderd documenten per dag is geen probleem. Wil je binnen twee seconden antwoord bij duizend gelijktijdige gebruikers, dan praat je over andere techniek.

Wat het per maand kost

Dit deel wordt in offertes vaak overgeslagen, terwijl het de vraag is die na een jaar opkomt.

Modelgebruik. Je betaalt per verwerkte tekst. Een agent die een mail leest, classificeert en een concept schrijft gebruikt ruwweg 3.000 tokens invoer en 500 tokens uitvoer. Bij de huidige tarieven kost dat ongeveer 2,5 cent per mail met een groot model, en minder dan een cent met een lichter Europees model.

Bij honderd berichten per werkdag praat je over ongeveer €56 per maand met een groot model en €18 met een lichter model. Schuif hieronder naar jouw eigen volume:

Bij grote aantallen is dit geen bijzaak meer, en dat is precies de reden dat je zelf moet kunnen kiezen welk model draait.

Hosting. Enkele tientjes per maand voor een agent die op een normale server draait.

Beheer. Iemand moet in de gaten houden of hij nog draait en ingrijpen als een leverancier zijn API verandert. Dat kun je bij ons afnemen als vast maandbedrag of per keer regelen. Verplicht is het niet: je krijgt de broncode en documentatie, dus een andere partij kan het overnemen.

Wanneer verdient het zich terug

Reken met je eigen cijfers in plaats van met een percentage uit een brochure:

Aantal keer per week × minuten per keer × uurtarief × 46 werkbare weken.

Een voorbeeld. Een taak duurt vijf minuten en gebeurt honderd keer per week. Dat is ruim acht uur per week, oftewel bijna vierhonderd uur per jaar. Bij een uurtarief van €65 gaat daar zo'n €25.000 per jaar in om.

Verdwijnt daar de helft van, dan is een agent van €3.000 binnen twee maanden terugverdiend. Dat is een makkelijke beslissing.

Maar draai de getallen om. Gebeurt diezelfde taak tien keer per week, dan gaat het om veertig minuten. Dat is €2.500 per jaar, en dan is een investering van €3.000 een twijfelgeval waar je beter niet aan begint.

Onder de zes maanden terugverdientijd is het meestal een makkelijke ja. Boven de twee jaar zelden verstandig, want tegen die tijd is de techniek anders en had je het beter opnieuw kunnen bekijken.

Vul je eigen cijfers in:

Wil je dit niet voor één taak maar voor je hele bedrijf laten bekijken: onze AI-kansenscan stelt zelf drie processen voor, in twee minuten en zonder dat je gegevens hoeft achter te laten.

Wanneer je het niet moet doen

• Het proces gebeurt zelden of is elke keer anders. Dan is er geen patroon om op te bouwen.
• De gegevens staan nergens digitaal. Zit de kennis in hoofden of in een la, dan is dat eerst een ander project.
• Niemand is eigenaar. Zonder iemand die tijd en mandaat heeft om het te trekken, blijft elke automatisering hangen bij "we gaan er nog eens naar kijken".
• Het echte probleem is een afspraak, geen taak. Als drie mensen meekijken uit onzekerheid, lost een agent dat niet op.

Wat je zelf kunt doen om de prijs te drukken

Zet vóór de intake op papier hoe het proces nu gaat, inclusief de uitzonderingen. Wat gebeurt er bij een spoedgeval, bij een klant met afwijkende prijsafspraken, bij een onvolledige aanvraag? Dat werk moet toch gebeuren, en als jij het aanlevert scheelt het sessies.

Verzamel ook twintig echte voorbeelden. Twintig mails, twintig aanvragen, twintig facturen. Daar zie je meer aan dan aan een beschrijving, en het is meteen materiaal om op te testen.

Kies één proces om mee te beginnen, ook als je er vijf ziet. De tweede is altijd goedkoper dan de eerste, omdat de koppelingen en de manier van werken er dan al staan.

Hoe wij het doen

Na een intake van een dagdeel krijg je een vaste prijs. Geen uurtje-factuurtje, want jij wilt weten waar je aan begint en wij worden er scherp van om het werk goed af te bakenen. Verandert de opdracht onderweg, dan bespreken we dat apart voordat we bouwen.

De eerste weken draait de agent mee zonder zelf iets te versturen, zodat je naast elkaar ziet wat hij zou hebben gedaan en wat jullie zelf deden. Pas als dat klopt, geef je hem meer ruimte. Meer daarover staat op onze pagina over AI-agents.

Kort samengevat

• Eén afgebakend proces: €1.400 tot €4.000, twee tot vier weken.
• Meerdere processen of zwaardere koppelingen: €4.000 tot €12.000.
• Blijkt het een applicatie: €3.000 tot €25.000.
• Per maand: modelgebruik (tientjes tot een paar honderd euro bij hoge volumes), hosting en optioneel beheer.
• Terugverdientijd onder de zes maanden is een makkelijke ja, boven de twee jaar zelden verstandig.
• Het duurste deel is zelden de techniek. Het is uitzoeken hoe jullie het nu doen.