// toepassing · Agentic workflows
Facturen automatisch verwerken
Inkomende facturen verwerken is repetitief en foutgevoelig. Een AI-agent leest ze uit en zet ze klaar voor akkoord.
facturen verwerken
sleep ⇆// nu en straks
Van knelpunt naar werkende oplossing
nu
Waar je tegenaan loopt
Facturen komen in allerlei vormen binnen. Ze handmatig uitlezen en in de boekhouding zetten kost tijd en levert typefouten en dubbele boekingen op.
Bij hogere volumes loopt de achterstand snel op en verlies je het overzicht over wat er nog openstaat. Fouten in de boekhouding kosten later extra tijd om recht te zetten.
straks
Hoe wij het oplossen
De agent leest elke factuur, haalt de relevante velden eruit, controleert ze tegen je inkooporders en zet ze klaar voor akkoord in je boekhouding. Afwijkingen worden gemarkeerd voor een mens.
Zo verdwijnt het overtypen en houd je realtime zicht op wat er binnenkomt. De agent bereidt voor, jij tekent af.
Reken het eens door voor je eigen administratie
Een groothandel met ongeveer 400 inkoopfacturen per maand is een herkenbaar voorbeeld. Handmatig uitlezen, controleren tegen de inkooporder en inboeken kost al snel drie minuten per factuur. Dat is zo'n 20 uur per maand, oftewel een halve werkweek die opgaat aan overtypen.
Met een agent ervoor blijft van die drie minuten meestal een controle van enkele seconden over: kijken of de herkende bedragen kloppen en akkoord geven. De facturen die netjes matchen met een inkooporder glijden er vrijwel geruisloos doorheen; alleen de afwijkers vragen echt aandacht. De tijdwinst zit hem niet in slimme trucs, maar in het wegvallen van honderden keren hetzelfde intikken.
Koppelingen, drempels en wie er tekent
We koppelen aan gangbare boekhoudpakketten als Exact Online, AFAS, Twinfield of e-Boekhouden, via hun API of import. Facturen mogen binnenkomen zoals ze nu binnenkomen: als PDF in een mailbox, als scan of via een leveranciersportaal. Heb je inkooporders in een ERP staan, dan gebruiken we die als controlepunt; heb je die niet, dan toetsen we op leverancier, bedrag en eerdere facturen.
Voordat we live gaan spreken we twee dingen af. Ten eerste de afwijkingsdrempel: tot welk bedrag of verschilpercentage mag een factuur automatisch door, en wanneer moet een mens kijken. Ten tweede wie aftekent, want de definitieve boeking gebeurt altijd na goedkeuring. Zo houd je de controle die je accountant van je verwacht, zonder het handwerk dat eromheen zat.
// zo werkt het
Zo werkt het
Factuur inlezen
De agent leest de factuur en herkent de relevante velden, in elk formaat.
Controleren
Hij toetst de factuur tegen je inkooporder en markeert afwijkingen.
Klaar voor akkoord
De factuur staat klaar voor akkoord in je boekhouding; jij tekent af.
// wat het oplevert
Wat het je oplevert
in de praktijk
Voorbeeld: bij 400 facturen per maand zakt de verwerkingstijd van ongeveer 3 minuten naar enkele seconden controle per factuur, waarmee zo'n halve werkweek per maand vrijkomt.
// veelgestelde vragen
Vragen die vaak terugkomen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, met een eerlijk antwoord. Ook als dat antwoord soms is dat het bij jou misschien niet loont.
Een agent voor één afgebakend proces zoals factuurverwerking zit doorgaans tussen de €1.400 en €4.000, afhankelijk van de koppelingen en controle-stappen. Na een intake krijg je een vaste prijs.
Hij bereidt alles voor tot akkoord. De definitieve boeking gebeurt na goedkeuring, zodat je de controle houdt die je accountant van je verwacht.
We koppelen aan gangbare pakketten als Exact Online, AFAS, Twinfield en e-Boekhouden, via hun API of import. Facturen mogen binnenkomen zoals ze nu binnenkomen: als PDF, scan of via een leveranciersportaal.
Die worden gemarkeerd en voorgelegd. Vooraf spreken we de drempel af: tot welk bedrag of verschilpercentage een factuur automatisch door mag, en wanneer een mens moet kijken.
Twee tot vier weken. De koppeling met je boekhouding is meestal snel gelegd; het uitzoeken van je eigen regels rond kostenplaatsen en btw kost doorgaans meer overleg.
Die wordt herkend en apart gezet in plaats van nog een keer klaargezet voor betaling. Dubbele betalingen zijn een van de vervelendste fouten in dit proces, dus daar controleren we expliciet op.
Ja. De agent leest de inhoud in plaats van een vaste indeling te verwachten, dus een leverancier die je nooit eerder zag werkt gewoon. Wel legt hij zo'n eerste factuur vaker voor ter controle.
Elke stap wordt vastgelegd: welke factuur binnenkwam, welke gegevens eruit zijn gehaald en wat er is klaargezet. Handig voor je eigen controle en voor je accountant.
// meer toepassingen
Meer binnen Agentic workflows
Leadopvolging automatiseren
Nieuwe leads snel en persoonlijk opvolgen maakt het verschil, maar schiet er in de drukte vaak bij in. Een AI-agent pakt de eerste stap.
Lees meer →Onboarding automatiseren
Een goede start valt of staat met de juiste stappen op het juiste moment. Een AI-agent regelt de onboarding zonder dat er iets tussenuit valt.
Lees meer →Klantvragen automatisch beantwoorden
Veel klantvragen zijn variaties op hetzelfde. Een AI-agent beantwoordt ze direct uit je eigen kennis, zodat je team tijd overhoudt.
Lees meer →// verder lezen
Uit onze blog
Wat is agentic AI? Uitleg voor MKB'ers zonder buzzwords
Agentic AI betekent: software die zelfstandig taken afmaakt. Wat het is, wat het niet is, en waar het zich in het MKB terugverdient.
Lees artikel →7 processen in het MKB die je vandaag kunt automatiseren met AI-agents
Van inbox-triage tot offertes en kwaliteitscontroles: zeven concrete MKB-processen waar een AI-agent direct tijd oplevert.
Lees artikel →Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan doen?
Plan een vrijblijvend gesprek. Binnen een half uur weet je of en waar AI zich bij jou terugverdient.
Plan een gesprek