// toepassing · Agentic workflows
Afspraken automatisch inplannen
Een afspraak plannen kost vaak een reeks mailtjes heen en weer. Een AI-agent regelt het afstemmen voor je.
in het kort
- 1Checkt de beschikbaarheid
- 2Stelt een moment voor
- 3Stuurt de uitnodiging
- 4Herinnert vooraf
// nu en straks
Van knelpunt naar werkende oplossing
nu
Waar je tegenaan loopt
Data prikken, agenda's checken en uitnodigingen sturen kost verrassend veel tijd, en een verzette afspraak begint het gedoe opnieuw.
Al dat heen-en-weer kost aan beide kanten tijd en irritatie. En zonder herinnering lopen no-shows onnodig op.
straks
Hoe wij het oplossen
De agent stemt beschikbaarheid af met de betrokkenen, stuurt de uitnodiging en verzet de afspraak als het nodig is. Jij houdt de regie over je agenda; het geregel gaat weg.
Het heen-en-weer verdwijnt en er staat sneller iets in de agenda. Herinneringen zorgen bovendien voor minder no-shows.
Zes mails heen en weer voor één afspraak
Een adviseur die maandelijks veertig afspraken maakt, wisselt per afspraak gemiddeld vier tot zes berichten uit: data voorstellen, wachten, opnieuw voorstellen omdat er iets tussen kwam, bevestigen. Dat is enkele uren per maand aan pure planningscorrespondentie, aan beide kanten van de lijn.
En dan is er de no-show. Zonder herinnering komt er altijd een percentage niet opdagen, wat een gat in de agenda slaat dat je diezelfde dag niet meer vult. Een agent die beschikbaarheid afstemt, de uitnodiging stuurt en tijdig herinnert, haalt zowel het heen-en-weer als een deel van die no-shows weg.
Agenda's, spelregels en wie de regie houdt
We koppelen aan gangbare agenda's als Outlook, Microsoft 365 en Google Calendar, en zetten waar gewenst automatisch een Teams- of Meet-link in de uitnodiging. Klanten kunnen zelf een moment kiezen uit de momenten die jij vrijgeeft.
Jij bepaalt de spelregels: op welke dagdelen je afspraken wilt, hoeveel reistijd of pauze ertussen moet, en hoe ver vooruit iemand mag boeken. Zo blijft je agenda werkbaar in plaats van dat hij volloopt. Verzetten kan de agent zelfstandig, binnen diezelfde regels.
// zo werkt het
Zo werkt het
Beschikbaarheid checken
De agent bekijkt de agenda's van de betrokkenen.
Voorstellen en bevestigen
Hij stelt een moment voor, stuurt de uitnodiging en legt de afspraak vast.
Herinneren
Voor de afspraak stuurt hij een herinnering, wat no-shows scheelt.
// wat het oplevert
Wat het je oplevert
in de praktijk
Voorbeeld: bij 40 afspraken per maand vervallen de 4 tot 6 mails per afspraak, en dalen no-shows doordat er automatisch een herinnering uitgaat.
// veelgestelde vragen
Vragen die vaak terugkomen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, met een eerlijk antwoord. Ook als dat antwoord soms is dat het bij jou misschien niet loont.
Een agent voor het inplannen van afspraken zit doorgaans tussen de €1.400 en €4.000, afhankelijk van de koppelingen en de spelregels rond je agenda. Na een intake krijg je een vaste prijs.
Ja, met gangbare agenda's als Outlook, Microsoft 365 en Google Calendar. Een Teams- of Meet-link zetten we desgewenst automatisch in de uitnodiging.
Dat kan. De agent biedt alleen momenten aan die jij vrijgeeft en bevestigt automatisch, zodat je agenda werkbaar blijft.
Niet als je de spelregels goed instelt: welke dagdelen beschikbaar zijn, hoeveel reistijd of pauze ertussen moet en hoe ver vooruit iemand mag boeken.
Vaak binnen twee weken. De koppeling met agenda's is eenvoudig; het bepalen van je eigen regels rond reistijd, pauzes en welke afspraken bij wie horen kost meer overleg.
De agent zoekt nieuwe momenten die voor beide partijen passen en stuurt een voorstel. Bij herhaald verzetten schakelt hij een mens in, want dan speelt er meestal iets anders.
Ja, als je met locaties werkt. Twee afspraken aan weerszijden van het land achter elkaar plannen is precies het soort fout dat een automatisch systeem makkelijk maakt, dus daar rekenen we bewust op.
Zeker. Je geeft aan wanneer er niets ingepland mag worden: vrijdagmiddag, het werkoverleg, of gewoon een blok om te werken. De agent houdt zich daaraan.
// meer toepassingen
Meer binnen Agentic workflows
CRM-data opschonen
Een vervuild CRM kost je verkoopkansen en vertrouwen in je cijfers. Een AI-agent houdt je data schoon.
Lees meer →Inbox-triage automatiseren
Een gedeelde postbus (info@, support@) loopt snel vol en vraagt constant aandacht. Een AI-agent leest elke mail, bepaalt waar hij hoort en zet een conceptantwoord klaar, zodat je team alleen nog controleert.
Lees meer →Offertes automatisch opstellen
Offertes maken kost tijd en de kwaliteit hangt af van wie het doet. Een AI-agent bereidt het concept voor op basis van de aanvraag en jouw prijzen, zodat je alleen nog controleert en verstuurt.
Lees meer →// verder lezen
Uit onze blog
Wat is agentic AI? Uitleg voor MKB'ers zonder buzzwords
Agentic AI betekent: software die zelfstandig taken afmaakt. Wat het is, wat het niet is, en waar het zich in het MKB terugverdient.
Lees artikel →7 processen in het MKB die je vandaag kunt automatiseren met AI-agents
Van inbox-triage tot offertes en kwaliteitscontroles: zeven concrete MKB-processen waar een AI-agent direct tijd oplevert.
Lees artikel →Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan doen?
Plan een vrijblijvend gesprek. Binnen een half uur weet je of en waar AI zich bij jou terugverdient.
Plan een gesprek