// toepassing · AI-apps op maat
Offertes en contracten digitaal ondertekenen
Printen, tekenen, scannen en terugmailen kost dagen en levert zoekgeraakte versies op. Online ondertekenen maakt van dat traject een paar klikken.
in het kort
- 1Je verstuurt een link
- 2Klant leest in de browser
- 3Tekent met één klik
- 4PDF en status vastgelegd
// nu en straks
Van knelpunt naar werkende oplossing
nu
Waar je tegenaan loopt
Een offerte of contract gaat als PDF de deur uit, waarna de klant hem moet printen, tekenen, scannen en terugmailen. Elke stap is een moment waarop het blijft liggen, en gemiddeld duurt dat dagen.
Ondertussen weet jij niet waar het staat. Is hij gezien, ligt hij bij de directeur, of is de mail in een spamfilter beland? Bij meerdere versies raakt bovendien zoek welke nu de geldige is.
straks
Hoe wij het oplossen
De klant krijgt een link, leest het document in zijn browser en tekent met een klik. Je ziet aan jouw kant direct of het is bekeken en of het is getekend, zonder achteraf te hoeven bellen.
Na ondertekening wordt het document vastgelegd als PDF, samen met wie er wanneer tekende. Er is altijd één geldige versie, en die is voor beide partijen terug te vinden.
Wat er precies wordt vastgelegd
Bij ondertekening leggen we vast wie tekende, op welk moment en welke versie van het document er op dat moment stond. Die combinatie maakt achteraf duidelijk waar beide partijen mee akkoord gingen.
Het resultaat is een PDF die je kunt archiveren en die de klant zelf ook ontvangt. Voor de meeste zakelijke afspraken is dat afdoende; voor documenten met zware wettelijke eisen adviseren we een gecertificeerde dienst en zeggen we dat eerlijk.
Van offerte tot factuur in één lijn
Ondertekenen staat zelden op zichzelf. Vaak wil je dat een getekende offerte automatisch een project of opdracht wordt, en dat daar facturatie op volgt. Precies dat bouwden we in Planbord, waar offertes, ondertekening, uren en facturen in één omgeving zitten.
We sluiten aan op wat je hebt: je CRM voor de klantgegevens, je boekhouding voor de facturen. Zo hoeft niemand na een akkoord nog gegevens over te typen.
// zo werkt het
Zo werkt het
Versturen
Je verstuurt de offerte of het contract als link, met een eigen pagina voor de klant.
Lezen en tekenen
De klant leest het document in de browser, ook op zijn telefoon, en tekent met een klik.
Vastleggen
Je ziet direct de status en krijgt een PDF met wie er wanneer tekende.
// wat het oplevert
Wat het je oplevert
in de praktijk
Voorbeeld: een offerte die eerst dagen onderweg was, is nu binnen minuten getekend terug, met de status live zichtbaar aan jouw kant.
// veelgestelde vragen
Vragen die vaak terugkomen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, met een eerlijk antwoord. Ook als dat antwoord soms is dat het bij jou misschien niet loont.
Ingebouwd in een eigen applicatie ligt een eerste werkende versie doorgaans tussen de €3.000 en €25.000, afhankelijk van wat eromheen moet gebeuren. Na een korte intake krijg je een vaste prijs.
Voor gewone zakelijke afspraken is een gewone elektronische handtekening in Nederland doorgaans voldoende, mits je vastlegt wie wanneer tekende. Voor documenten met zware wettelijke eisen adviseren we een gecertificeerde dienst.
Nee. De klant opent een persoonlijke link en tekent daar; hij hoeft niets te installeren of aan te maken.
Ja. Een getekende offerte kan automatisch een opdracht of project worden, met facturatie erachter. Dat bouwden we zo in ons eigen Planbord.
Twee tot vier weken, afhankelijk van waar de documenten vandaan komen en waar de getekende versie heen moet. De ondertekening zelf is het eenvoudigste deel.
Er gaat op het afgesproken moment een herinnering uit, en je ziet in één overzicht welke documenten openstaan en hoe lang al. Dat achterna bellen kost nu meestal de meeste tijd.
Ja, in volgorde of tegelijk. Bij twee handtekeningen van jullie kant en één van de klant houdt het systeem bij wie er aan de beurt is, zodat niemand hoeft te vragen hoe het ervoor staat.
In jullie eigen omgeving, samen met het bewijs van ondertekening: tijdstip, e-mailadres en IP-adres. Dat vastleggen is wat een handtekening later houdbaar maakt.
// meer toepassingen
Meer binnen AI-apps op maat
Enquêtes en open feedback samenvatten
Open antwoorden zijn het waardevolst en worden het minst gelezen, simpelweg omdat het te veel tekst is. AI brengt ze terug tot de thema's die er echt uitspringen.
Lees meer →App voor documentzware processen
Zit je vast in dossiers, contracten of aanvragen die iemand handmatig moet doorspitten? Wij bouwen een app die dat werk overneemt, met AI in de kern.
Lees meer →Slim klant- of medewerkersportaal
Een portaal wordt pas echt handig als het meedenkt. Wij bouwen portalen waarin AI vragen beantwoordt en werk voorbereidt.
Lees meer →// verder lezen
Uit onze blog
Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan doen?
Plan een vrijblijvend gesprek. Binnen een half uur weet je of en waar AI zich bij jou terugverdient.
Plan een gesprek