// case
Planbord: samen met je klant aan projecten werken
Een kanbanbord waarin bureau en klant samen aan projecten werken, met offertes, facturen en urenregistratie eromheen. Een AI luistert mee tijdens overleg en stelt bordwijzigingen voor; een mens accepteert of wijst af.
- opdrachtgever
- omData
- sector
- Projectsamenwerking
- resultaat
- 23 schermen, van offerte tot factuur
// beginsituatie
Waar het begon
Projecten met klanten liepen via een kanbanbord, mail en losse offertes in Word. Het bord was intern; de klant zag alleen wat er in een statusmail stond.
Doordat de klant niet meekeek, ging veel tijd op aan bijpraten. En omdat offertes, uren en facturen los van het bord stonden, moest alles twee keer worden bijgehouden.
Na een overleg belandden afspraken in notulen die niemand terugzocht. Het bord bleef achter bij wat er werkelijk was besproken.
// de rol van AI
AI luistert mee tijdens overleg en stelt bordwijzigingen voor. Het is een notulist, geen projectleider.
Na een overleg belandden afspraken in notulen die niemand terugzocht. Hier gebeurt het omgekeerde: wat er wordt besproken, komt als concrete voorstellen naast het bord te staan. Een mens klikt ze door.
waar AI het werk doet
- 1
Het gesprek uitschrijven
De opname van het overleg wordt omgezet naar tekst. Puur transcriptie: er wordt nog niets geïnterpreteerd.
- 2
Voorstellen afleiden
Uit de tekst haalt het model concrete acties: een kaart aanmaken, iemand koppelen, een deadline verschuiven, een taak afronden. Elk voorstel komt met de zin uit het gesprek waar het op gebaseerd is, zodat je kunt nakijken of het klopt.
Mistral
- 3
Samenvatten wat er besproken is
Naast de voorstellen komt er een korte samenvatting, zodat wie er niet bij was in twee minuten bij is.
Mistral
wat bewust geen AI is
- Het bord aanpassen
- De AI heeft geen schrijfrechten. Dat is een architectuurkeuze, geen instelling die iemand per ongeluk kan omzetten. Eén verkeerd begrepen zin en de planning klopt niet meer, terwijl niemand weet waarom.
- Bedragen op offertes en facturen
- Die komen uit de vastgelegde gegevens en uit rekenregels in code. Een model dat bedragen genereert is een fout die je pas ontdekt als de klant belt.
- Rechten en zichtbaarheid
- Wie wat mag zien, staat in de database. Daar komt geen model aan te pas, want een taalmodel dat over toegang beslist is een lek dat wacht om te gebeuren.
- Het auditspoor
- Elke wijziging wordt vastgelegd in gewone code, ook de wijzigingen die uit een AI-voorstel voortkomen. Zo blijft achteraf zichtbaar wie wat heeft geaccepteerd.
en de mens dan?
Per voorstel accepteer of weiger je. Wat je weigert verdwijnt; wat je accepteert komt op het bord met vermelding dat het uit een overleg kwam. Geen enkele bordwijziging gebeurt zonder die klik.
// aanpak
Hoe we het aanpakten
Het bord open naar de klant
Dezelfde kaarten, maar met rechten per rol. De klant ziet en doet wat is afgesproken en niets daarbuiten.
Drie weergaven, één waarheid
Kanban voor de dagelijkse gang, tijdlijn voor de planning en een bewerkbare tabel voor wie snel veel wil aanpassen. Dezelfde gegevens eronder.
Offerte tot factuur erachter
De klant tekent de offerte online, waarna termijnen en facturatie volgen. Zo verlaat een project nergens het systeem.
AI die meeluistert
Tijdens een overleg stelt de AI bordwijzigingen voor op basis van wat er wordt besproken. Een mens accepteert of wijst af; de AI muteert nooit zelf.
// resultaat
Wat het opleverde
23
schermen, van offerte tot factuur
3
weergaven van dezelfde kaarten
0
bordwijzigingen zonder akkoord van een mens
- Drie weergaven van dezelfde kaarten: kanban, tijdlijn en bewerkbare tabel
- Offertes die de klant online ondertekent, met facturatie en termijnen erachter
- AI doet alleen voorstellen en muteert het bord nooit zelf
- Slepen werkt ook met het toetsenbord, en gelijktijdig schuiven botst niet
- Elke wijziging komt in een auditspoor dat niet te omzeilen is
// architectuur
De technische keuzes
- Slepen zonder botsen
- Kaarten verplaatsen werkt met de muis en met het toetsenbord. Twee mensen die tegelijk schuiven leveren geen conflict op, wat bij gedeelde borden anders snel misgaat.
- Voorstel, geen actie
- De AI produceert alleen voorstellen. Dat is een architectuurkeuze, geen instelling die iemand per ongeluk kan omzetten.
- Documenten
- Offertes en facturen worden als pdf gegenereerd vanuit dezelfde gegevens die op het bord staan, dus zonder overtypen.
- Auditspoor
- Elke wijziging wordt vastgelegd op een manier die niet te omzeilen is, ook niet door een beheerder.
// veiligheid en privacy
Wat we hebben dichtgezet
- Rechten per rol: de klant ziet zijn eigen project en niets van andere klanten
- AI doet uitsluitend voorstellen en heeft geen schrijfrechten op het bord
- Elke mutatie komt in een auditspoor dat niet te omzeilen is
- Ondertekende offertes worden bewaard met tijdstip en gegevens van de ondertekenaar
// wat we leerden
Eerlijk achteraf
Een AI die zelf het bord mag aanpassen klinkt handiger dan het is. Eén verkeerd begrepen zin en de planning klopt niet meer, terwijl niemand weet waarom.
Slepen met het toetsenbord laten werken kostte meer tijd dan verwacht, maar het is precies wat de tool bruikbaar maakt voor mensen die niet met een muis werken.
Klanten toegang geven tot het bord verandert het gesprek. Er wordt minder bijgepraat en meer besloten.
// dit is wat we doen
Diensten die hier samenkwamen
AI-apps op maat
Soms verdient je idee een volwaardige applicatie. Wij ontwerpen en bouwen webapps waarin AI de kern is, niet een sausje.
Meer hierover →AI-agents
Een AI-agent maakt een taak van begin tot eind af. Wij bouwen er een die in jouw processen draait, niet ernaast.
Meer hierover →// meer werk
Andere cases
Normy
Een AI-managementsysteem voor 32 normen
Van nulmeting tot doorlopend certificeerbaar
Bekijk case →omData
Een SaaS-portaal dat Microsoft-data bevraagbaar maakt
8 losse modules, 22 tabellen, één platform
Bekijk case →omData
Van Webflow naar een eigen, snelle website
46 pagina's, met redirects en meetbare SEO
Bekijk case →Zoiets bouwen voor jouw bedrijf?
Vertel in een half uur wat er bij jullie speelt. Je hoort of een vergelijkbare aanpak past en wat die ongeveer kost.